회화
업무 영어 이메일, 짧을수록 잘 읽힙니다
정중하게 쓰려다 길어지고 뜻이 흐려지는 경우가 많습니다. 구조부터 정리했습니다.
한국어 이메일 습관이 그대로 옮겨집니다
인사와 배경 설명을 길게 쓰고 본론을 뒤에 두는 방식은 한국어 업무 메일에서는 자연스럽습니다. 그대로 영어로 옮기면 상대가 무엇을 요청받았는지 파악하기 어려워집니다. 순서를 바꾸는 것만으로 전달력이 크게 달라집니다.
첫 두 줄에 용건을 넣기
무엇을 원하는지, 언제까지인지를 앞에 두는 편이 낫습니다. 배경과 설명은 그 뒤에 붙입니다. 상대가 바쁘면 앞부분만 읽고도 필요한 행동을 알 수 있어야 합니다.
제목이 절반입니다
제목만 보고 내용과 긴급도를 짐작할 수 있어야 합니다. 회의 관련이라면 어떤 회의인지, 확인 요청이라면 무엇에 대한 것인지를 담습니다. 회신이 필요하면 그 사실도 제목에서 드러나는 편이 좋습니다.
과한 정중함이 오히려 걸립니다
정중하게 쓰려고 표현을 겹쳐 쓰면 어색해집니다. 완곡한 표현을 여러 겹 쌓기보다 명확한 문장 하나를 쓰는 편이 자연스럽습니다. 사과 표현을 반복하는 것도 마찬가지입니다.
자주 쓰는 문형을 모아두기
업무 메일은 상황이 반복됩니다. 요청, 확인, 일정 조율, 거절, 사과 정도로 정리됩니다. 각 상황의 문형을 두세 개씩 정리해두면 매번 새로 고민하지 않아도 됩니다.
보내기 전 한 번 읽기
소리 내어 읽어보면 어색한 문장이 걸립니다. 문법이 맞아도 부자연스러운 표현이 있는데, 읽어보면 대체로 드러납니다. 중요한 메일은 이 과정을 거치는 것만으로 실수가 줄어듭니다.